Succesvol een zakelijk evenement organiseren? Tips voor een succesvolle bijeenkomst (deel I)

Volg deze 19 tips voor een succesvolle, inspirerende bijeenkomst.

Wil je een zakelijk evenement organiseren? Het organiseren van een zakelijke bijeenkomst is lastig. Je wilt je gasten de best mogelijke ervaring geven. Een slecht georganiseerde bijeenkomst heeft niet de gewenste uitstraling en is verspilde tijd, geld en moeite. Ik bezocht de afgelopen jaren honderden bijeenkomsten. Volg deze 19 tips voor een succesvolle en inspirerende bijeenkomst waar je gasten nog lang over napraten.

(Dit is deel één uit het drieluik)

1) Hoe raak je mensen en hoe houd je de aandacht vast?

Een evenement is emotie. Raak mensen door verhalen te (laten) vertellen, de boodschap beklijft dan beter. Een inspirerende spreker weet zijn publiek met zijn verhaal bij de keel te grijpen.

2) Wat is het doel van de bijeenkomst?

Zorg dat het doel van de bijeenkomst van tevoren helder is. Communiceer dit duidelijk binnen de organisatie van je evenement en naar je doelgroep toe.

Spreker Melvin Redeker tijdens het succesvolle Achmea finance and risk evenement

Spreker Melvin Redeker tijdens een succesvolle bijeenkomst van Achmea finance and risk

3) Wie zijn je deelnemers?

Weet je wie er in de zaal aanwezig zijn? Een publiek van burgemeesters en hoge ambtenaren vraagt een andere benadering dan een publiek van louter risicomanagers. Welke benadering werkt het beste voor jouw publiek?

4) Wat boeit je doelgroep/deelnemers?

Is je onderwerp van voldoende belang voor je doelgroep?  Toets dit vooraf. Maak een belronde bij je doelgroep en vraag of het hoofdthema goed aansluit op de actualiteit en de beleving van de potentiële deelnemers. Zo niet, pas het aan.

5) Wat zijn de doelen van je deelnemers?

Vraag je deelnemers vooraf wat hun doelen zijn voor deze bijeenkomst. Wat willen ze eruit halen? In welke informatie zijn ze geïnteresseerd?

6) Verwachtingenmanagement.

Communiceer vooraf welke thema’s of knelpunten er aan de orde worden gesteld, welke sprekers er komen en hoe ze bijdragen aan de oplossing van het knelpunt of de inzichten die het publiek heeft. Maak ook duidelijk waarom het van belang is dat je doelgroep hier aanwezig is. Wordt er een belangrijke beslissing genomen? Wordt er kennis gedeeld? Zijn er interessante netwerkmogelijkheden?

7) Hoe bouw je de spanning op naar je evenement toe?

Stuur jouw doelgroep in de weken voorafgaand aan het evenement prikkelende en actuele vragen, gerelateerd aan het thema van de bijeenkomst. Laat je doelgroep reageren, zodat er vooraf al interactie ontstaat (via linkedin, social media). Zo kun je op basis hiervan zelfs je sessies inhoudelijk optimaliseren en je creëert buzz op het internet waardoor je twijfelaars over de streep trekt zich toch in te schrijven.

8) Is er voldoende tijd om te netwerken?

Als je tijd maakt om te netwerken, zorg dat er ook tijd is waar deelnemers met elkaar kennis kunnen maken, juist op persoonlijk niveau. Dit kun je doen door het evenement te starten met de vraag of of alle bezoekers zich willen voorstellen aan de persoon naast hem of haar. Start daarna pas met het programma. Zorg voor voldoende netwerktijd en een rustige netwerkruimte met een goede akoestiek.

Interessant? Lees dan deel II  met meer tips voor een succesvol zakelijk evenement 

 

 


Categorie:


0 antwoorden

Laat een reactie achter

Wilt u zich mengen in de discussie?
Voel u niet bezwaard om bij te dragen!

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn gemarkeerd met *

De volgende HTML-tags en -attributen zijn toegestaan: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>